Surat paklaring jadi dokumen wajib saat hubungan kerja berakhir, baik karena resign maupun PHK. Bagi HRD, surat ini bukan sekadar formalitas, tapi bukti sah identitas, jabatan, dan periode kerja karyawan. Berikut lima contoh format yang bisa langsung dipakai sebagai template.
Surat paklaring dibutuhkan untuk berbagai keperluan, mulai dari melamar kerja baru hingga mencairkan JHT. Formatnya bisa disesuaikan dengan kebijakan masing-masing perusahaan. Berikut contoh-contohnya.
1. Paklaring Bahasa Indonesia untuk Administrasi Umum
Untuk kebutuhan administrasi umum, HRD bisa memakai format sederhana dalam bahasa Indonesia. Tidak perlu panjang, yang penting fakta hubungan kerja karyawan tercantum jelas.
Contohnya, PT Maju Bersama Indonesia menerbitkan surat bernomor 015/HRD/SKK/IX/2026 untuk Andi Pratama, Senior Marketing Executive dengan masa kerja 3 Januari 2022 sampai 31 Agustus 2026. Surat ditandatangani HR Manager Rina Andriani di Jakarta pada 1 September 2026.
2. Paklaring Bahasa Inggris untuk Perusahaan Multinasional
Mantan karyawan kadang butuh surat pengalaman kerja dalam bahasa Inggris, misalnya saat melamar ke perusahaan multinasional atau mendaftar beasiswa luar negeri. Formatnya langsung mengarah ke informasi utama.
Dokumen berjudul "Certificate of Employment" ini memuat nama, posisi, dan periode kerja dalam bahasa Inggris. Contohnya surat untuk Andi Pratama dengan Reference No. 015/HRD/COE/IX/2026, menyebut posisi Senior Marketing Executive dan masa kerja January 3, 2022 – August 31, 2026.
3. Paklaring untuk Klaim JHT BPJS Ketenagakerjaan
Paklaring sering dikaitkan dengan pencairan JHT. Surat ini jadi salah satu dokumen pendukung saat mengajukan klaim JHT dalam kondisi berhenti kerja atau PHK.
Untuk tujuan ini, surat wajib mencantumkan nomor peserta BPJS Ketenagakerjaan karyawan. Contohnya surat untuk Siti Rahmawati, Accounting Staff dengan masa kerja 1 Februari 2021 – 31 Agustus 2026, lengkap dengan nomor KPJ dan keterangan hubungan kerja yang telah berakhir.
4. Paklaring PHK Karena Perusahaan Pailit
Saat hubungan kerja berakhir karena perusahaan pailit, redaksi paklaring perlu disusun hati-hati. Sebaiknya tidak memakai istilah "bangkrut" sembarangan, terutama jika status hukumnya adalah pailit.
Format surat wajib menyebutkan status hukum perusahaan secara jelas. Contohnya surat untuk Budi Santoso, Warehouse Supervisor, yang mencantumkan alasan berakhirnya hubungan kerja sesuai status hukum perusahaan.
5. Paklaring dengan Kop Surat dan Nomor Referensi Resmi
Semua contoh di atas memakai kop surat perusahaan lengkap dengan alamat, nomor surat, dan tanda tangan pejabat berwenang. Elemen ini yang membuat paklaring sah sebagai dokumen resmi.
Nomor surat seperti 015/HRD/SKK/IX/2026 bukan sekadar formalitas. Nomor ini memudahkan perusahaan melacak arsip dan memverifikasi keaslian dokumen jika mantan karyawan membutuhkannya di kemudian hari.
Lima format di atas bisa langsung diadaptasi sesuai kebijakan perusahaanmu. Pastikan fakta hubungan kerja, jabatan, dan periode kerja tercantum akurat sebelum surat ditandatangani.